Mit dem Migrations-Canvas einfach in die SAP Cloud wechseln

Viele Unternehmen werden sich in naher Zukunft mit der Migration in die SAP Cloud befassen müssen, da SAP den Basis-Support von SAP Manufacturing Execution (ME) einstellen wird. Das offizielle Ende ist der 31. Dezember 2030. Obwohl das Datum noch in der Ferne liegt, ist es ratsam, sich bereits heute mit der Migration auseinanderzusetzen, um optimal vorbereitet zu sein. Das Migrations-Canvas kann dabei helfen, Ihre Gedanken und Vorbereitungen zu strukturieren.

Das Migrations-Canvas ist ein Tool zum systematischen Erfassen aller wichtigen Fragestellungen im Zusammenhang mit der möglichen Migration von SAP ME zu SAP DM sowie zum kontinuierlichen Tracking der gefundenen Antworten. Es ist spiegelbildlich aufgebaut und in einen Ist- und einen Soll-Teil gegliedert. Ziel ist es, den aktuellen Zustand zu erfassen und bestehende Themen zusammenzufassen. Dem gegenübergestellt wird der angestrebte zukünftige Zustand. Aus der Lücke ergibt sich klassisch der Handlungsbedarf der Migration.

Strategie und Betriebskonzept

Im ersten Bereich des Canvas werden übergreifende Fragestellungen von der (Migrations-)Strategie bis zum Betriebskonzept für den Wechsel von On-Premises zur Cloud gesammelt. Hierbei gilt es, die strategischen Entscheidungen, die getroffen werden müssen, zu strukturieren. Erfahrungsgemäß sind dies vorwiegend langfristig ausgelegte und übergreifende Fragen, welche unternehmerische Risiken und Hindernisse rechtzeitig benennen sowie Maßnahmen zur Vermeidung oder Reduktion ermöglichen. Dies umfasst insbesondere auch die Koordination zu anderen Digitalinitiativen. Auf der gegenüberliegenden Seite werden vornehmlich Fragen zum zukünftigen Betriebskonzept behandelt. Insbesondere die Komplexe bzgl. Updates/Patches und dem Thema Testing & Deployment finden hier Raum. Diese sind eng mit den Fragen aus den technischen und organisatorischen Blöcken verknüpft.

Typische Fragen sind:

• Gibt es eine Abhängigkeit in der Reihenfolge der SAP-DM und S4-Implementierung?
• Wie funktioniert das Security-Konzept in der Cloud?
• Wie erfüllt das DM den EU-Data-Act, das „Recht auf Zugang nutzergenerierter Daten“?

Dabei werden strategische Fragen auf der linken Ist-Seite erfasst und Fragen hinsichtlich des Betriebskonzepts in der Zukunft auf der rechten Soll-Seite.

Mensch und Organisation

Der zweite Block beschäftigt sich mit Fragen zu den Themen „Mensch und Organisation“, da für eine erfolgreiche Migration auch neue Mitarbeiterfähigkeiten benötigt werden. Insbesondere beim Wechsel auf eine Cloud-Plattform, im Fall von SAP DM auf die SAP Business Technology Platform, ändern sich die Nutzung und Verwaltung eines MES. Das Canvas dient in diesem Fall dazu, die heutigen Fähigkeiten der Mitarbeiter in Bezug auf SAP ME zusammenzufassen und zu analysieren. Im SollBereich kann dann abgeschätzt werden, über welche Fähigkeiten sie mit dem System SAP DM, beispielsweise zur Konfiguration oder dem Entwickeln von Erweiterungen, verfügen müssen. Auf Basis dieser Felder können Schulungen geplant werden, damit die Mitarbeiter die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten erwerben, um das neue System effektiv zu nutzen.

Typische Fragen, die in diesem Bereich beantwortet werden, sind:

• Welches Skill-Set braucht ein DevOps-Team, um SAP Digital Manufacturing zu betreiben?
• Wie können Mitarbeiter das notwendige Know-how erwerben und in der Organisation etablieren?
• Wie verändert sich die Personalplanung und Organisation, wenn Updates und Wartungen durch den Cloud-Provider terminiert werden?

Technischer Kern

Im Kern des Canvas stehen die technischen Aspekte des Manufacturing Excecution Systems. Sie sind aufgeteilt in die typischen Hauptmerkmale: Funktionalität, Schnittstellen zu anderen Systemen und Daten bzw. Informationen, welche im System hinterlegt sind.

In diesem Bereich Funktionalität wird abgeglichen, welche Funktionen im aktuellen System implementiert sind und welche durch die Cloud-Lösung SAP DM bereits standardmäßig zur Verfügung gestellt werden. Der Fokus liegt auf der Identifikation von kritisch zu migrierenden Funktionen, die entweder im zukünftigen Produkt noch nicht umgesetzt sind oder von Custom Extensions, für welche ein Übergangskonzept erstellt werden muss.

Typische Fragestellungen sind:

• Gibt es Einschränkungen im DM bzgl. bisheriger ME-Standardfunktionen?
• Wie kann ich bestehende Custom Developments in das DM überführen?
• Müssen Anpassungen an konfigurierten Reports vorgenommen werden?

Ein MES zeichnet sich im Besonderen durch sehr viele Schnittstellen sowohl zu übergeordneten Systemen als auch in Richtung Shopfloor aus. Bei der Migration sollen all diese Schnittstellen möglichst unangetastet bleiben, um den Aufwand gering zu halten. Dieser Teil des Canvas zielt wieder darauf ab, eine Übersicht der potenziell kritischen Schnittstellen zu finden und eine klare Vision der zukünftigen Schnittstellen zu zeichnen.

Interessierende Fragen können hier lauten:

• Wie gehe ich mit einer bestehenden Maschinenkopplung um?
• Wie erfolgt der Schnittstellenwechsel vom Alt- zu einem neuen System?
• Welche weiteren Drittsysteme sind angebunden und müssen betrachtet werden?

Der Teilabschnitt Daten & Informationen erfasst die Situation rund um den Stand bzw. den Änderungsbedarf der (Stamm-)Daten. Häufig werden zum Beispiel Z-Tabellen verwendet, um bestimmte Informationen im MES zu hinterlegen, die im ERPSystem nicht sinnvoll verwaltet werden können. Eine weitere Herausforderung können historische Daten sein, welche für Traceability oder gesetzliche Zwecke abrufbar sein müssen. Auch die bisher genutzten Stammdaten im ERP bzgl. Fertigungsaufträgen und Weiterem sollten bedacht werden, um frühzeitig Klarheit über den Handlungsbedarf zu identifizieren.

Typische Fragen sind beispielsweise:

• Müssen die ERP-Stammdaten für das SAP DM verändert werden?
• Welche Z-Tabellen, beispielsweise für Parameter oder Rezepte, werden aktuell verwendet?
• Gibt es historische Daten, die weiterhin auswertbar sein müssen?

Finanzielle Aspekte

Der letzte und kleinste Bereich ist der Block bzgl. Finanzen. In diesem werden Fragen zur Abschätzung der zukünftigen Betriebskosten zusammengefasst. Dies betrifft einerseits die Lizenzkosten und die notwendigen Personal- bzw. Schulungsaufwände und andererseits auch die Migrationsprojektkosten, um von ME zu DM zu kommen.

Als typische Fragen ergeben sich hier:

• Welche Leistungen sind in der SAP-DM-Lizenz enthalten; welche zusätzlichen benötige ich?
• Ist für den Datenzugriff weiterhin eine ME-Lizenz notwendig?
• Mit welchen laufenden Kosten muss ich in Zukunft rechnen?
  

Nutzung des Canvas

Das Canvas ist dazu konzipiert, in einem Gruppen-Workshopausgefüllt zu werden. Beim Ausfüllen des Canvas sollte zunächst der linke Bereich „Strategie & Betriebskonzept“ ausgefüllt werden. Anschließend folgt der technische Kern. Typischerweise werden die drei Sub-Bereiche gleichzeitig diskutiert, weshalb gefundene Fragestellungen direkt in Funktionen, Schnittstellen oder Daten eingeordnet werden. Auch hier gilt: Zunächst den Ist-Teil und dann den Soll-Teil angehen. Aus den bis dorthin gestellten Fragen lassen sich nun die Bereiche bzgl. Mensch und Organisation konkretisieren. Abschließend werden die Fragen hinsichtlich der Kosten im Bereich unten rechts ausgefüllt. Im zweiten Schritt nach dem initialen Ausfüllen des Canvas werden die Themenbereiche nochmals betrachtet und zusammengehörende Fragen geclustert. Gegebenenfalls können auch Fragen in andere Bereiche verschoben werden. Im letzten Schritt erfolgen die Betrachtung der einzelnen Cluster sowie die Nachschärfung der jeweiligen Fragestellungen bzw. die Korrektur der Formulierung. Zudem wird bereits gesammelt, ob die Frage gemeinsam schon beantwortet ist bzw. wie eine Antwort gefunden werden kann. Darüber hinaus wird bewertet, wie kritisch diese Fragestellung für die Migration ist. Abschließend ergibt sich ein Gesamtbild über alle offenen Fragen zur Migration von ME zu DM. Es ist ersichtlich welche Themen-Cluster es gibt und welche Fragen offen und kritisch sind. Es gibt auch eine anschauliche Visualisierung des derzeitigen Wissensstands rund um SAP DM und der Cloud allgemein.

SAP-ME-zu-SAP-DM-Migration ganzheitlich bewerten

Die Migration eines IT-Systems ist in der Regel keine einfache Angelegenheit. Gerade das Sicherheitsbedürfnis ist hoch. Viele verschiedene Aspekte, wie die Komplexität des Systems, integrative Abhängigkeiten, Datenmigration u. v. m., müssen beachtet werden. Hinzu kommt, dass aufgrund von fehlendem Wissen die Unsicherheit bei den Verantwortlichen oftmals groß ist. Dies ist auch bei der Migration von einem On-Premises-Produkt SAP ME zu einem Cloud-Produkt SAP DM nicht anders. Das Canvas hilft jedoch, mögliche Überraschungen systematisch im Vorfeld zu identifizieren und Antworten darauf zu finden. Damit lässt sich dann dem 31. Dezember 2030 gelassen entgegensehen.